Protokol, devlet ve diplomatik törenlerde, resmi ilişkilerde ve sosyal hayatta uygulanması gereken kurallar toplamıdır. Genel olarak protokol, törenlerde ve resmi ilişkilerde uyulması gereken kural ve kaideler bütünüdür. Protokol resmi ilişkilerde izlenecek yol, yöntem ve görgü kuralları anlamına gelir ve sözkonusu kuralları uyulması nezaket açısından gereklilik, protokol açısından ise zorunluluktur.

Protokolde önde gelme, sıralama düzeninde hiyerarşik olarak önde (üstte) yer alma hakkıdır. Genel olarak bu hak, hukuksal ve yönetsel statüden doğar. Her ülkede, devlet ve kamu kurumlarının ve bu kurumları temsil eden kişilerin resmi unvan, rütbe ve statü sahibi şahsiyetlerin yer aldığı bir protokol listesi (sıradüzen) vardır. Söz konusu liste, anayasa ve yasalara, teamüllere (ulusal ve kurumsal geleneklere) göre belirlenir. Bu sıralama resmi toplantılarda, törenlerde, resmi kabullerde, davet ve ziyafetlerde titizlikle uygulanır. Protokol sıralaması hiyerarşik bir ast-üst sıralaması olmasa da ulusal ve/veya kurumsal bir “itibar sıralaması” olması nedeniyle önem taşır.

Protokolün sadece devlet yaşamında değil, bireyin devletle temas kurduğu düzlem olan kamusal yaşamda da önemli bir yeri vardır. Kamusal alanda ve kamusal yaşamda bütün toplantılar, törenler, davet ve ziyafetler, ziyaret ve görüşmeler, kılık-kıyafetler, resmi yazışmalar, kurumsal ve kamusal tüm ilişkiler davranışsal olarak protokol kurallarına uygun yürütülür. Protokol ve sosyal davranış kurallarının amacı bireysel, kurumsal ve ulusal saygınlığı korumaktır.

Yönetici örgütsel ve örgüt dışı iletişiminde kurumunu temsil ederken öncelik-sonralık sıradüzenine, makam odası düzeni ve makamda davranış kurallarına, toplantılar ve brifinglerdeki tutum ve davranışlarına, törenler ve törensel etkinliklerdeki protokol kurallarına uyma hassasiyetine, toplantı ve törenlerdeki konuşmalarına, yazılı ve sözlü iletişiminde protokol kurallarına uyma derecesine, göreve başlama, görevden ayrılma, görev devir-teslimi sırasında görgü, nezaket ve protokol kurallarına uyma becerisine göre değerlendirilir.

Yöneticinin konukları ve üstlerini karşılama, ağırlama ve uğurlama tarzı, davet ve ziyafetler (resepsiyon, kokteyl ve resmi yemekler), makamda, arabada, toplantıda, törende ve yemekte oturma düzeni, kıyafet (giyim), resmi ziyaret tarzı, kamusal ve sosyal davranış biçimi, hitap, selâm, takdim, tanışma, konuşma, teşekkür etme biçimi onun protokol konusundaki duyarlılığıyla ve becerisiyle doğrudan ilgilidir.

Protokol konuları; öncelik-sonralık sıradüzeni, makam odası düzeni ve makamda davranış kurallarını, toplantılar ve brifinglerin düzenleniş biçimini, törenler ve törensel etkinliklerin düzenlenişini, toplantı ve törenlerde konuşmaların şeklini, ulusal ve kurumsal bayrakların kullanılış biçimi, protokol yazılarını, göreve başlama ve görevden ayrılmayı, konukları ve üstleri karşılama, ağırlama ve uğurlamayı, davet ve ziyafetleri (resepsiyon, kokteyl ve resmi yemekler), makamda, arabada, toplantıda, törende ve yemekte oturma düzenini, kıyafet (giyim) , resmi ziyaretleri, kamusal ve sosyal davranışlar olan hitap, selâm, takdim, tanışma, konuşma, telefonde konuşma konusunda yol gösterici bir işlev görür.

Protokolde kişi kendisini temsil etmez, unvanını ve kurumunu temsil eder. Her yöneticinin temel görevi kurumunu en iyi biçimde temsil etmektir. Bir kişinin temsil niteliği; dış görünümü, giyimi, tutum ve davranışı, konuşması, protokol- saygı, görgü ve nezaket - kurallarına uyması ile ortaya çıkar. Kurum yönetiminde temsil hak ve yetkisine sahip olanlar; kurum amirleri, yönetici vekilleri, yönetici temsilcisi (yöneticinin görevlendirdiği kişi)'dir. Davet ve kabullerde, toplantılarda, görüşmelerde, ziyaretlerde, karşılama ve ağırlamada, kurumlararası imzalarda düzey eşitliği, denklik ve karşılıklılık esastır. Öndegelmede ünvan ve rütbe; öncegelmede (eşit düzeyde mevki ve makamda bulunma) kıdem esastır.

Protokolde kişisel ünvan, yaş ve cinsiyet ayrımı yoktur ve protokolsüz sıralama alfabetiktir. Kamusal yaşamda ulusal bayrak ve üst, kamusal ve sosyal yaşamda konuk, sosyal yaşamda hanım daima önce gelir (sağda yer alır). Karşılamada üsstler başta, uğurlamada ise sondadır. Törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Açılış konuşmasını evsahibi, son konuşmayı onur konuğu yapar.

Kaynakça:

Tutar, Hasan ve Altınöz, Mehmet (2010)Protokol Bilgisi, 6. Baskı, Seçkin Yayıncılık, Ankara.